Preview text
ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP MÔN QUẢN TRỊ HỌC
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HỌC
Nội dung:
- Hoạt động quản trị 1.1. Khái niệm quản trị
❖ Khái niệm Quản trị theo Thuyết quản trị hiện đại: “Quản trị là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng, cơ hội của tổ chức để đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện biến động của môi trường”
→ Câu Hỏi: Phân tích khái niệm quản trị theo thuyết quản trị hiện đại?
→ Phân tích khái niệm:
“Chủ thể quản trị”: là tác nhân tạo ra các tác động quản trị và “Đối tượng quản trị”: là đối tượng tiếp nhận các tác động quản trị
“Các tiềm năng, cơ hội của tổ chức”: gồm Nhân lực, Vật lực, Tài lực, Thực lực
“Mục tiêu của quản trị” phải đảm bảo 3 tiêu chí: Phải được đặt ra cho cả chủ thể quản trị và đối tượng quản trị/ Được xác định trước khi thực hiện sự tác động quản trị/Đảm bảo tiêu chí SMART khi xây dựng mục tiêu.
→ Câu hỏi: Hãy trình bày về tiêu chí SMART khi thiết lập mục tiêu và ví dụ?
Ví dụ: tôi sẽ cố gắng ôn tập trong vòng 2 tháng để đạt 27 điểm trong kì thi đại học.
- “Môi trường của tổ chức” bao gồm 2 loại môi trường được phân tích dựa trên khả năng ảnh hưởng của từng yếu tố tác động:
Môi trường bên trong: có 4 yếu tố tác động lên môi trường bên trong là OBEC bao gồm Owner: Chủ sở hữu của tổ chức/BOD: Hội đồng quản trị/Employees: Nhân viên/Culture: Văn hóa của tổ chức.
Môi trường bên ngoài: bao gồm môi trường ngành và môi trường vĩ mô Môi trường ngành – Môi trường vi mô: Theo mô hình phân tích về 5 lực lượng cạnh tranh của Micheal Porter, môi trường ngành có 5 yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức là: Nguy cơ từ thủ cạnh tranh mới vào thị trường, Nguy cơ từ thủ cạnh tranh hiện tại, Nguy cơ của các mặt hàng thay thế, Quyền thương lượng của khách hàng, Quyền thương lượng của nhà cung ứng.
Môi trường vĩ mô: có 5 yếu tố tác động đến hoạt động của tổ chức là STEEP, theo đó môi trường vĩ mô bao gồm Social – Xã hội, Technological – Công nghệ, Ecological/Environmental – Hệ sinh thái/Môi trường, Economical – Kinh tế, Political – Pháp luật.
1.1. Tính chất của hoạt động quản trị Quản trị có 3 tính chất:
“Quản trị là một quá trình khoa học, nghệ thuật và là một nghề”
→Câu Hỏi: Phân tích câu nói: “Quản trị là một quá trình khoa học, nghệ thuật và là nghề”?
Quản trị là một loại lao động trí óc đặc thù nhằm tổ chức, điều khiển và
phối hợp các hoạt động mà doanh nghiệp phải thực hiện để đạt mục tiêu
kinh doanh.
Nó không chỉ dựa trên kinh nghiệm mà phải có cơ sở khoa học (tổng kết
từ thực tiễn quản trị và có sự vận dụng các quy luật, nguyên tắc, phương
+ Lãnh đạo: Là việc thực hiện các các hành vi của nhà quản trị nhằm tạo động lực thúc đẩy các bộ phận, thành viên trong tổ chức thích cực thực hiện mục tiêu chung. Bao gồm công việc: ban hành quyết định, chỉ thị, mệnh lệnh, động viên, khuyến khích. + Kiểm tra: Là việc đo lường kết quả hoạt động, so sánh với mục tiêu đặt ra, phát hiện sai lệch, tìm nguyên nhân và đưa ra các chương trình điều chỉnh nhằm đạt được kết quả mong muốn. + Ra quyết định: Ra quyết định là hành vi sáng tạo của chủ thể quản trị nhằm định ra chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đã chín muồi, trên cơ sở hiểu biết và phân tích các quy luật vận động khách quan của đối tượng quản trị.
- Nhà quản trị 1.1. Khái niệm “Nhà quản trị là người chỉ huy, có một chức danh nhất định trong hệ thống quản trị và có trách nhiệm định hướng, tổ chức, điều khiển và kiểm soát hoạt động của những người dưới quyền. Nhà quản trị là người ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định.”
1.1. Các cấp quản trị
Nhà quản trị cấp cao là người chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động cuối cùng của tổ chức, cũng là người định ra các chiến lược – mục tiêu hoạt động của toàn bộ tổ chức. Thường gắn liền với các chức danh như: Tổng quản lý khách sạn, Chủ tịch HĐQT,...
Nhà quản trị cấp trung là người chịu trách nhiệm triển khai các chiến lược, mục tiêu hoạt động của tổ chức trong phạm vi quản lý của mình và liên kết với các nhà quản trị cùng cấp để thực hiện tốt mục tiêu đã đề ra. Thường gắn với các chức danh: trưởng phòng, quản đốc phân xưởng
Nhà quản trị cấp cơ sở là người trực tiếp chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động, giám sát, đôn đốc đội ngũ những người thừa hành. Thường gắn liền với các chức danh: trưởng ca, tổ trưởng,...
1.1. Các kỹ năng quản trị
Nhà quản trị cần có 3 kỹ năng: Tư duy, Nhân sự và Chuyên môn.
Phụ thuộc vào từng cấp nhà quản trị mà mức độ yêu cầu của các kỹ năng này là khác nhau.
→ Câu Hỏi: “Hãy phân tích các kỹ năng mà nhà quản trị các cấp cần trang bị và rèn luyện”?
Cấp cao: kĩ năng tư duy cao nhất
Cấp trung: 3 kĩ năng như nhau-> chuyên môn ít nhất
Cấp cơ sở: chuyên môn->nhân sự->tư duy
CHƯƠNG II: CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH
2 Khái niệm và vai trò của hoạch định
2.1. Khái niệm: “Là quá trình thiết lập mục tiêu định ra chương trình bước đi
dựa vào việc triển khai các nguồn lực và nhằm đạt được mục tiêu đã định.”
2.1. Vai trò
➢ Hoạch định chương trình: mục đích, chính sách, thủ tục, quy tắc, các nhiệm vụ được giao, các bước phải tiến hành, triển khai các nguồn lực;
➢ Hoạch định ngân quỹ: bản tường trình kết quả mong muốn đạt được biểu thị bằng các con số.
→ Câu Hỏi: Hãy phân biệt hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp?
Hoạch định chiến lược là một chức năng quản trị của một tổ chức, bao gồm việc: xác định
các ưu tiên, tập trung các nguồn lực, và củng cố các hoạt động vận hành, nhằm bảo đảm cho
các nhân viên của tổ chức và các bên có liên quan khác cùng hướng đến những mục tiêu
chung, đạt được sự thống nhất về các kết quả dự kiến, đánh giá và điều chỉnh phương hướng
hoạt động của tổ chức để đáp ứng môi trường kinh doanh luôn biến động
Hoạch định tác nghiệp là những hoạch định liên quan đến việc triển khai các chiến lược
trong những tình huống cụ thể và trong thời gian ngắn (thường là hằng tháng hay hằng năm)
→ Câu hỏi: Hãy nêu các loại hoạch định và ví dụ từng loại hoạch định?
- Dựa theo tiêu chí phân loại các cấp hoạch định: Hoạch định chiến lược, Hoạch
định tác nghiệp;
- Dựa theo tiêu chí phân loại theo hình thức thể hiện: Hoạch định chiến lược, Hoạch định chính sách, Hoạch định thủ tục, Hoạch định quy tắc, Hoạch định chương trình, Hoạch định ngân quỹ.
- Dựa theo tiêu chí phân loại thời gian: Hoạch định ngắn hạn(ngày,tháng, năm, quý), Hoạch định dài hạn(trên 3 năm), Hoạch định trung hạn(1-3 năm).
- Quy trình hoạch định:
Thiết lập quy trình hoạch định cần dựa vào các yếu tố:
✓ Quy mô của tổ chức;
✓ Tính chất phức tạp của các hoạt động;
✓ Mục tiêu của hoạch định;
✓ Loại hoạch định.
Quy trình hoạch định:
✓ Bước 1: Nhận thức cơ hội
✓ Bước 2: Thiết lập mục tiêu
✓ Bước 3: Phát triển các tiền đề
✓ Bước 4: Xác định các phương án lựa chọn
✓ Bước 5: Đánh giá các phương án lựa chọn
✓ Bước 6: Lựa chọn phương án
✓ Bước 7: Xây dựng các kế hoạch phụ trợ
✓ Bước 8: Lượng hóa các kế hoạch bằng ngân quỹ
→ Câu hỏi: Hãy trình bày nội dung của quy trình hoạch định?
- Những yếu tố ảnh hưởng đến việc hoạch định
2.2. Chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp
Có 4 giai đoạn trong chu kì phát triển của sản phẩm: Hình thành, Tăng trưởng, Chín muồi và Suy thoái Phân tích các đặc điểm của từng giai đoạn Hình thành:sản phẩm mới phát hành,doanh thu thấp,ít lợi nhuận,chưa ổn định,.. Tăng trưởng:sản lượng bán tăng nhanh,bắt đầu ổn định,xuất hiện cạnh tranh,có lãi ,.. Chín muồi: ổn định,lãi xuất ở mức cao,bán ổn định,thị trường cạnh tranh mạnh,... Suy thoái:doanh số bán giảm,lãi thấp,.. → phân tích ảnh hưởng của từng giai đoạn phát triển so với từng chiến lược khác nhau.
- Giai đoạn hình thành: Trong giai đoạn này, mọi thành công của doanh nghiệp đều bắt đầu từ ý tưởng. Người chủ doanh nghiệp nhìn thấy một cơ hội kinh doanh mà những người khác không thấy và bắt đầu bằng cách xây dựng tầm nhìn, sứ mệnh của mình. Trong giai đoạn này, công việc kinh doanh bấp bênh, doanh thu thấp và rất ít lợi nhuận. Doanh nghiệp cần phải sẵn sàng ứng phó với mọi biến động có thể xảy ra. Công việc kinh doanh rất rất kém nhưng đầy triển vọng. Những yếu tố môi trường bên ngoài và bên trong đều có những tác động rất rõ rệt lên sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Mục đích của giai đoạn này là tạo một nền tảng vững chắc cho doanh nghiệp, bán hàng có lợi nhuận và tạo một dòng tiền ổn định. Nếu doanh nghiệp thiết lập và xây dựng kế hoạch tốt trong giai đoạn này sẽ có cơ hội phát triển thành công rực rỡ sau này.
- Giai đoạn tăng trưởng: Trong giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ liên tục gia tăng số lượng khách hàng thường xuyên. Doanh số bán hàng tăng trưởng đều và dòng tiền phát triển theo hướng tích cực. Khi tăng trưởng ở cấp độ phức tạp hơn, cần phải có một kế hoạch dài hạn đối với trách nhiệm và nhu cầu của doanh nghiệp. Lúc này doanh nghiệp cần phải tăng cường các chiến dịch quảng cáo cả trong giai đoạn xây dựng và tăng trưởng. Bên cạnh đó, cũng cần phải đảm bảo đầu tư đầy đủ các trang thiết bị và nhân sự để sản xuất và cung cấp dịch vụ hoàn hảo nhằm tạo danh tiếng tốt và mạnh mẽ. Người chủ doanh nghiệp cần phải cẩn trọng không mở rộng kinh doanh quá nhanh so với
khả năng đáp ứng với thay đổi.
- Giai đoạn chín muồi: Trong giai đoạn này, doanh thu đạt đến mức khổng lồ. Doanh nghiệp đang nắm bắt một lượng khách hàng tiềm năng và dòng tiền ổn định thường xuyên. Thời điểm này cần tập trung nhiều hơn và lập kế hoạch một cách chi tiết và vững chắc. Trong giai đoạn tăng trưởng, những quyết định nhanh chóng thường mang lại cơ hội thành công rất lớn. Nhưng ở giai đoạn này, mọi thay đổi trở nên chậm chạp, do vậy cần phải lập những bản kế hoạch dài hơi và chi tiết hơn.
Trọng tâm tốt nhất trong thời điểm này của vòng đời d oanh nghiệp là đánh giá lại sứ mệnh và tầm nhìn để điều chỉnh lại cho phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế hiện tại.
Mục tiêu chính của giai đoạn chín muồi là: duy trì lợi nhuận ở mức cao.
- Giai đoạn suy thoái: là giai đoạn cuối cùng của chu kỳ vòng đời doanh nghiệp. Lúc này, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với một số nguy cơ như: lợi nhuận bắt đầu giảm do quản lý kém; thường báo hiệu bằng dấu hiệu của doanh thu giảm, chi tiêu tăng.
Rất khó có thể đảo ngược được suy thoái vì những lý do sau:
- Doanh nghiệp rất khó để huy động nguồn vốn từ các tổ chức đầu tư do tình hình thực tại của doanh nghiệp luôn có những chỉ số phát triển kém và ít hứa hẹn tiềm năng đầu tư.
- Các nhà cung cấp sẽ đưa ra những điều kiện khắt khe về tài chính, đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị sẵn sàng nguồn tài chính có sẵn để đảm bảo nhập được nguồn nguyên liệu sản xuất tốt.
- Sản phẩm có thể bị lỗi nhiều hơn
- Tình trạng thiếu nguồn nhân lực cốt yếu.
Mục đích của giai đoạn này là tìm ra nhóm sản phẩm mới hoặc tìm ra lĩnh vực kinh doanh tiềm năng mới nhằm mở ra lối đi mới cho doanh nghiệp. → Câu Hỏi suy
luận: Hãy đưa ra hoạch định trong giai đoạn hình thành/tăng trưởng/chín muồi/suy thoái của doanh nghiệp?
Hình thành:phân tích thị trường khách hàng,tập chung ổn định,bắt đầu quảng bá sản
phẩm,...
Phát triển:tập chung quảng bá sản phẩm mạnh mẽ,phát triển nhân lực và vật lực để đáp ứng nhu cầu của khách hàng,..
chức. Tuy nhiên, tổ chức chỉ có thể nhận diện những tác động từ bên ngoài và tìm giải pháp để thích nghi
Môi trường bên ngoài bao gồm Môi trường vĩ mô và Môi trường ngành
Phân tích môi trường bên ngoài để tìm ra những cơ hội và thách thức mà doanh nghiệp phải đối mặt và thích nghi.
Phân tích môi trường vĩ mô dựa trên 5 tiêu chí STEEP
Phân tích môi trường ngành/Môi trường tác nghiệp: sử dụng mô hình phân tích BCG – Ma trận tham gia và phát triển của thị trường.
→ Để tổng hợp những phân tích môi trường bên trong và bên ngoài của tổ chức, sử dụng mô hình phân tích SWOT, từ đó có những chiến lược phát triển cụ thể.
→ Câu Hỏi: Sử dụng những mô hình nào để phân tích các tác động của môi trường lên việc hoạch định? Hãy nêu nội dung của các mô hình kể trên? Môi trường bên trong : mô hình chuỗi giá trị Value-chain:Mô hình chuỗi giá trị là tất cả các hoạt động liên quan đến các hoạt động làm tăng giá trị tại mỗi bước trong quy trình bao gồm: thiết kế, sản xuất, tiếp thị và phân phối.
-Giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, cắt giảm bớt các loại hao phí và gia tăng lợi nhuận
Giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định giá trị tốt nằm ở đâu với khách hàng để mở rộng giá trị, tiết kiệm chi phí và nâng cao sản xuất.
Giúp khách hàng nhận được sản phẩm tốt với chi phí hợp lý.
Môi trường bên ngoài :mô hình BCG:giúp doanh nghiệp định hướng chiến lược tăng trưởng thị phần bằng cách phân tích danh mục sp để đưa ra quyết định đầu tư hay loại bỏ...
(SBU : đơn vị kinh doanh chiến lược) -dấu hỏi:sp thuộc danh mục này tăng trưởng cao nhưng thị phần và vị thế cạnh tranh thấp -ngôi sao:sp thuộc danh mục này tăng trưởng cao , thị phần và vị thế cạnh tranh cao -con bò:sp thuộc danh mục này tăng trưởng thấp , thị phần và vị thế cạnh tranh mạnh -con chó:sp thuộc danh mục này tăng trưởng thấp ,thị phần và vị thế cạnh tranh cũng thấp Một chiến lược marketing phải đảm bảo tăng cường hoặc duy trì hoạt động hỗ trợ cho các sản phẩm “ngôi sao” (ngay từ thời điểm thị trường phát triển mạnh và mang lại lợi nhuận, dẫn đến việc nhiều đối thủ cạnh tranh gia nhập và đầu tư thêm để tăng thị phần) và “dấu hỏi” (nhằm giành thị phần cao hơn trên những thị trường hấp dẫn).Nhưng cần giảm bớt đầu tư vào “bò sữa” (khi tốc độ tăng trưởng của thị trường thấp khiến cho thị trường trở nên kém hấp dẫn đối thủ cạnh tranh), và bỏ qua hay kết thúc tất cả những sản phẩm “con chó”.
- Tổng hợp cả hai môi trường : mô hình SWOT
và đưa ra phương án hành động, sự phân bổ các nguồn lực cần thiết để đạt được định hướng, mục tiêu đó”
“Hoạch định chiến lược là quá trình xác định sứ mệnh, mục tiêu của tổ chức; phân tích môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức; đề ra những chiến lược cho phép tổ chức hoat động thành công lâu dài trong môi trường của nó”
2.3. Vai trò của hoạch định chiến lược
✓ Nhận diện các thời cơ (cơ hội) kinh doanh trong tương lai; ✓ Có kế hoạch né tránh hoặc tối thiểu hóa các nguy cơ, khó khăn;
✓ Triển khai kịp thời các chương trình hành động, có nghĩa là tạo tính chủ động trong thực hiện;
✓ Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra được dễ dàng, thuận lợi.
2.3. Các cấp chiến lược
Có 3 cấp chiến lược: Chiến lược cấp tổ chức, chiến lược ngành và chiến lược cấp chức năng:
2.3. Quá trình quản trị chiến lược Có 3 bước trong Quản trị chiến lược là: Xác định mục tiêu → Xây dựng chiến lược → Hình thành các kế hoạch
HOẠCH ĐỊNH TÁC NGHIỆP
2.4. Quy trình quản trị hoạch định tác nghiệp
✓ Là những hoạch định liên quan đến việc triển khai các chiến lược trong những tình huống cụ thể và ở những thời gian ngắn (tháng, qúy, năm);
✓ Nội dung là những chương trình hoạt động ngắn, sử dụng các nguồn lực đã phân bổ để hoàn thành mục tiêu đề ra. Mục đích đặt ra đối với hoạch định tác nghiệp:
✓ Đảm bảo cho mọi cá nhân trong tổ chức đều hiểu về mục tiêu của tổ chức;
✓ Xác định rõ trách nhiệm của họ liên quan như thế nào trong việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức;
✓ Tiến hành các hoạt động ra sao để đạt được kết quả như dự kiến.
2.4. Các phương pháp quản trị hoạch định tác nghiệp
Có 2 công cụ được sử dụng để quản trị tác nghiệp là Sơ đồ Gantt và Sơ đồ PERT
→ Câu hỏi: Hãy trình bày phương pháp biểu diễn trên sơ đồ Gantt theo dự án mà anh/chị đã từng/mong muốn được triển khai?
CHƯƠNG III: CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
- Khái niệm và vai trò của tổ chức
“Tổ chức là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục tiêu chung.”
✓ Đặc điểm chung của tổ chức:
Mọi tổ chức đều mang tính mục đích chung;
Mọi tổ chức đều là những đơn vị xã hội là tập hợp của nhiều người;
Mọi tổ chức đều hoạt động theo một cách thức nhất định để đạt được mục đích - các kế hoạch;
Tổ chức cần phân bổ và thu hút nguồn lực cần thiết để đạt được mục tiêu; •
Có sự phân quyền cho cấp dưới, cấp dưới chủ động hơn trong công việc - Giảm thiểu các cấp quản lý Nhược điểm:
Thiếu khả năng kiểm soát
Dễ quá tải công việc cho nhà quản trị 3.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến tầm quản trị
Năng lực của nhà quản trị
Trình độ và ý thức của nhân viên
Phương tiện truyền tải thông tin
Sự phân cấp trong tổ chức rõ ràng
Tính phức tạp của hệ thống
Thời gian tiếp xúc của nhà quản trị với nhân viên → Câu Hỏi: “Hãy phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến tầm quản trị?” → Câu hỏi: Hãy trình bày và nêu ví dụ về Tầm quản trị rộng và tầm quản trị hẹp?
→ Câu hỏi: Hãy phân biệt tầm quản trị rộng và tầm quản trị hẹp?
- Cơ cấu tổ chức:
“Cơ cấu tổ chức thể hiện các mối quan hệ chính thức/phi chính thức giữa những con người trong tổ chức.”
◉ Cơ cấu tổ chức chính thức: là tổng hợp các bộ phận có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được phân thành các khâu, các cấp, các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhất định. Nhằm thực hiện mục tiêu chung.
◉ Cơ cấu tổ chức phi chính thức: là cơ cấu được hình thành từ các mối quan hệ không chính thức giữa các thành viên trong tập thể xã hội.
✓ Các thuộc tính của cơ cấu tổ chức: ◉ Chuyên môn hóa trong công việc
◉ Phân chia tổ chức thành các bộ phận
◉ Quyền hạn và trách nhiệm ◉ Cấp bậc và phạm vi quản lý – Tầm quản trị
◉ Tập trung và phân quyền trong quản trị
◉ Sự phối hợp giữa các bộ phận.
✓ Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức ❑ Chiến lược của tổ chức;
❑ Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức;
❑ Nguồn lực công nghệ;
❑ Thái độ và phong cách làm việc của nhà quản trị;
❑ Năng lực của đội ngũ nhân viên;
❑ Môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức;
→ Câu Hỏi phân tích: Hãy phân tích những yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức?
→ Câu Hỏi phân tích: Hãy phân tích các thuộc tính của cơ cấu tổ chức?
✓ Các mô hình cơ cấu tổ chức: Có 3 tiêu chí dùng để phân loại các mô hình cơ cấu tổ chức là Theo phương thức hình thành các bộ phận: o Cơ cấu đơn giản o Cơ cấu chức năng o Cơ cấu theo sản phẩm – khách hàng – địa dư – SBU o Cơ cấu ma trận Theo các mối quan hệ quyền hạn sử dụng: o Cơ cấu trực tuyến o Cơ cấu trực tuyến – chức năng o Cơ cấu trực tuyến – tham mưu Theo cấp quản trị: